海关AEO高级认证的内部控制标准-康索特关务咨询

大家都知道，最近火得不行的海关AEO认证给不少企业带来了“烦恼”，这也是给从AA类、A类企业过渡来的AEO高级认证、AEO一般认证企业敲响的最后警钟，如果2017年底之前重新认证不通过的话，还会被降级处理，降级为一般信用企业的话，就还要再等一年才能重新申请，之前发过一片讲解失信企业的文章“小心驶得万年船，降为海关一般信用企业翻身还需等一年”。（康索特关务咨询-aeo认证咨询）

小编就为大家一一讲解内部控制标准的要求。
组织机构控制
内部组织架构：
准备各部门（含管理层）职责分工的文件及组织架构图。
企业要建立职责分工书面制度，并且企业内部架构图各部门之间的关系要清晰。
明确各部门（含进出口业务、财务、内部监督）具体职责。
此处各部门要有相关书面制度，例如《关务部业务操作规范章程》、《财务部门操作管理规定》、《内部监督小组工作章程》等此类书面性文件。职责分工明确、岗位清晰。海关会找高级领导进行面谈确认是否属实，一般会涉及到企业的贸易方式、进出口业务如何操作的、日常的执行是如何如何的。
指定高级管理人员负责关务。
这里指定的高级管理人员必须有书面任命书，任命最少也得是副总级别以上的人员负责关务工作，如果说一个部门主管那肯定是不行的。
准备企业认证的书面或者电子档案。
企业在向直属海关申请认证时要提交书面的认证资料或者电子档案，这些档案和资料都要遵照制度，然后还要有效的执行。
海关业务培训：
应准备公司内部培训制度（含海关法律法规内容）。
企业内部制定完整的内部培训制度，并且有效的执行，制度中必须要包含海关法律法规的内容，如果没有就要添加。
应准备培训记录，确保法定代表人或者其授权人员、负责关务的高级管理人员每年至少参加1次海关法律法规等相关管理规定的内部培训。
企业根据《内部培训制度》有效的执行后必须要有相关的培训记录，并且保证企业高层每年至少参加一次海关法律法规的培训。千万要注意：海关实地验证时会向企业关务高层咨询相关情况是否属实，小编要在这里告知下大家，别以为海关只会找关务高层询问，你懂得……
进出口业务控制
单证控制：
应准备进出口单证复核或者纠错的制度或者程序，确保专人进行复核、纠错。
这个单证复核制度是必须要有的，而且企业最好采取双轮岗复核制度。例如让不同岗位的员工对需要复核的单证进行双审核，如果不懂可以咨询王振西。
进出口货物收发货人应在申报前或者委托申报前，有专门部门或者岗位人员对进出口单证涉及的价格、归类、原产地、数量、品名、规格等内容的真实性、准确性和规范性进行内部复核，做好书面或电子记录备查。
要制定进出口单证档案的管理制度、做到执行与记录一致。
报关企业应在代理申报前，有专门部门或者岗位人员对委托人提供的监管证件、商业单据、进出口单证等资料的真实性、完整性和有效性进行合理审查，做好书面或电子记录备查。
报关物业同样也要制定相关的单证复审制度，并做到有效执行，和真实有效的复核记录。
物流企业应有专门部门或者岗位人员对运输工具进出境申报信息、舱单及相关电子数据、转关单（载货清单）等物流信息的准确性、一致性进行复核，并做好书面或电子记录备查。
物流企业也是一样都要制定单据复核制度，而且海关在验证以上三种类型的企业的时候，肯定会和相关的复核岗位人员或主管进行面谈验证，是否落实了制定的复核制度并有效执行存档。
单证保管：
应准备进出口单证管理制度，按照海关要求对出口纸质和电子报关单证、物流信息档案进行妥善保管。
这时候就会有同志问了！现在都是无纸化报关了，纸质单证还要留存？保留的单证要保留多久啊？
首先，无纸化通关只是简化了通关手续。再根据《中华人民共和国海关企业信用管理暂行办法》和海关总署2014年82号公告的规定，纸质单证是需要保留的。保留的时限根据2016年10月1日施行的《中华人民共和国海关稽查条例》第二条对于一般贸易的至少保留3年、保税货物4~5年（1年或加长延期1年及其后续监管的3年、减免税货物船舶飞机11年、机动车辆9年、其他货物8年）如果有的企业有条件的话也可以向直属海关提出申请单证电子化存储，不过没条件的企业可做不来。
确保对报关专用印章、海关制发的有关文书有效保管。
企业首先要制定用章管理制度，并且做到有效执行和记录。而且还要制定对海关签发的相关文书保存管理制度。例如谁来用章，用什么章，实施专人保管，并做好用章记录。这个海关验证的时候会专门查看的。
进出口活动：
应准备货物流、单证流、信息流的流程控制的书面文件，确保合规且风险可控。
企业要制定货物流、单证流、信息流的管理制度，海关实地验证的时候会抽查企业不少于10份的各类单证，以此来认定企业货物流、单证流、信息流是否符合认证标准要求。
一般贸易——企业所涉及进出口货物在价格、归类、原产地、数量、品名、规格等方面无不符合海关监管规定的情形。
这就又回到了上述的话题，企业要制定进出口相关单证的审核和复审制度，只要有了制度并有效地执行和做好相关记录，这问题就不大。海关会会抽查不少于10份的单据，验证价格是否不合理、商品编码是否正确、品名规格数量是否存在偏差等。
加工贸易及保税进出口——使用电子E账册的企业所涉及的料件进口、单耗管理、外发加工、深加工结转、库存盘点、成品复出口、内销处置等环节无不符合海关监管规定的情形；使用电子手册的企业，加贸业务管理应按照流程规定执行。
这里就要重点说说了，加工贸易企业不同于一般贸易企业，料件的存储是否符合海关监管规定，保税料件是否和非保税料件混放等，海关首先会验证企业是否有相关料件管理制度，然后再走场验证是否如制度中所规定的。
减免税货物（含不作价设备）——使用和处置没有不符合海关监管规定的情形。
海关会检查企业减免税货物的管理制度和实际货物状况，核实企业是否违反海关对企业减免税货物的监管规定，例如，是否未经许可对减免税货物进行转让、或移作他用？
保税物流及免税品销售——没有不符合海关监管规定的情形。
海关会核查企业对保税物流及减免税销售制度及实际的管理流程，企业最好提供书面的制度文件，核实企业是否有效的执行。
其他贸易方式货物进出口（以上四类除外）——企业所涉及货物或者物品没有不符合海关监管规定的情形。
海关会至少抽查10份以上的进出口单据，核实其所涉及的货物是否有违反海关监管规定的。
内部审计控制
内审制度：
应准备公司内部审计制度的书面文件，设立专门的内部审计机构或岗位，或聘请外部专职人员独立对进出口业务等实施内部审计。
企业如果自己建立内部审计小组的话除了要有书面的制度文件，还要有内审部门岗位职责人员清单，明确到位；如果企业请第三方对企业内部实施审计工作。
应准备公司内部审计档案（审计报告等），每年至少要内审一次。
为了保证企业内部审计部门的独立与公正性，海关对内审岗位人员要求是：与进出口业务部门相互独立。简单地说既不能当裁判也不能当选手。海关会看企业的内部审计制度书面文件和记录，这环节海关还会询问企业的相关人员不一定是内部审计小组的人哦。
责任追究:
应准备公司责任追究制度或者措施的书面文件，明确对进出口业务发现的问题或者违法行为进行责任追究。
企业自身要制定责任追究制度的书面文件，在实际工作中工作人员由于工作失误、或者其他的问题，企业要有明确的责任追究制度，并且对犯错的人员和追究结果要有书面的记录。
应准备公司责任追究制度或者措施的书面文件，明确对企业人员和报关人员私揽货物报关、假借海关名义牟利、向海关人员行贿等行为进行责任追究。这一点尤为重要，如发现企业人员假公济私，向海关人员行贿的一经发现立即终止认证。企业还要对出现此类情况的要下发处罚通知书，并留存档案。企业要对内部工作人员严格的筛查，避免出现此类情况，最好建立个奖惩管理制度，对有功的人员实施奖励，犯错的的人员进行惩罚。
改进机制：
应准备公司改进制度或者措施的书面文件。
企业要建立纠错和改进的具体措施，并整理为书面文件，以备海关核查。
应指定负责关务的高级管理人员直接负责按照海关要求的规范改进事项的具体规范改进实施。
这里指出针对在进出口内部审计过程中出现的问题以及问题是如何规范整改的，需要负责关务的高级管理人员直接督促、整改及落实，而具体实施的过程和记录可以由关务人员进行，但整改过程和记录，高级关务人员必须知晓。
信息系统控制
信息系统：
企业系统应真实、准确、完整、有效记录企业生产经营、进出口或者代理报关活动，具备财务控制和关务物流控制模块。
海关会在此环节向管理人员或岗位员工询问：你公司是否有信息管理系统？你公司的信息系统是否包含了财务、关务、物流控制模块？能具体实现那些功能？海关会问的问题有很多，如果你们想知道海关会问哪些问题，欢迎随时呼叫小编
数据管理：
企业应可通过系统进行生产经营数据以及与进出口活动有关数据的录入等操作并保证录入数据的及时性、准确性、完整性。系统数据自进出口货物办结海关手续之日起保存3年以上。
海关对系统数据自进出口货物办结海关手续之日起保存3年以上，并且要有书面的数据管理制度文件，如果有的企业是新上线的信息系统或数据不全可以从电子口岸和海关数据中心进行导入。千万要注意，导入的数据最少是三年的，否则有可能会扣1分。
企业应可通过系统实现进出口或者代理报关活动等主要环节的流程检索、跟踪。
海关会现场抽查不少于10份的报关单据在系统中实施检索溯源，检查信息是否正确，是否有漏单的情况。
信息安全：
应准备公司信息安全管理制度和培训记录。
企业应建立信息安全培训制度并有效地执行对员工进行信息安全方面的培训，当然有效的执行后也要留存记录，以备海关核查，此环节海关也会询问相关岗位人员，是否有效的落实了制度。并有书面的培训记录。海关会在此环节向有关人员询问企业是否有信息安全管理制度？最近有没有开展信息安全方面的培训等等问题。
应准备公司信息系统使用手册，有专门程序或者制度，识别信息系统的非正常使用，包括非法入侵信息系统，篡改或者更改业务数据，并对上述行为有严格的责任追究。信息系统要使用专人账户和密码，并且定期更改用户密码。
这一点是尤为重要的，企业要配备有效地防火墙软件，信息系统的账户是否实现密码管理，是每个人都可以登录还是需要专人登录要有这方面的书面文件。而且信息系统登录账号是否定期更新密码。
企业系统应具备数据恢复、备份手段，应用反病毒软件和防火墙技术。
企业的系统数据要及时定期的备份，最少一个月进行一次，建议企业采取异地备份的方式，或者采取云备份也可。企业使用的反病毒应用和防火墙技术必须是正规途径安装的。企业还要有机房的管理制度，是每个人都可以进机房操作还是专人专用。每次的备份及对系统进行杀毒都要记录在册以备海关核查。
（未完待续……）
小编在制度标准中多次提到制度、执行、记录，这也是海关AEO认证标准的每个环节的要求，如果企业只有制度而没有有效的执行和记录，那就是废纸一摞。很多的企业贪图便宜找了二把刀辅导机构，制度方面做的非常完美，但是海关又不傻，又不是只看你的制度。
海关首次AEO实地认证未通过，千万不能再犯这三种错误
随着各地海关对平移过渡到AEO高级认证企业的实地认证相继收尾，2017年下半年海关对AEO认证的工作中心将放到对原A类企业的平移过渡认证中。近期，果子就相继接到了很多报关企业对AEO认证的咨询，其中大部分都属于此类情况。
在进一步这些客户的实际情况时，发现他们都是在向海关申请AEO认证时被海关开具整改通知书要求整改，甚至还有个别情况在申请环节就未被受理，企业往往不知所措才找到我们。总结了一下，大致会出现几种不同情况，我就在此分别举个真实案例来看看，也给其他申请AEO认证的企业一个参考：
案例一：申请时资料就不合格
福建的企业，原海关A类管理。企业的领导比较重视AEO认证工作，遂安排专职人员提前准备相关认证材料，在海关尚未通知重新认证时主动向海关申请。相关人员在准备好资料后向海关进行递交，受理人员只看了一眼材料厚度就口头通知申请不受理，要求回去重新准备。受理人员反复跟海关沟通后又联系到果子，我们在对该企业进行了书面评估之后才发现问题所在。
因企业都是委托报关行报关，内部只有一名关务人员与报关行对接，他工作比较繁忙。所以，公司老板指派了一名行政人员负责协助关务准备相关资料。无论是公司关务还是行政人员，对于海关的认证标准解读均不到位，只是按照认证标准逐项准备了制度文件。比如：就将审计制度理解为对财务的审计，而海关标准中的审计是对进出口业务的审计。再比如：人事管理规范中只提供了招聘制度，没有员工离职制度和相应的程序措施。
经验启示：
海关AEO认证不是仅做表面功夫，有标准就要有相应的制度规范，有制度规范就要有相应的执行，有执行就要有相应的记录。同时，各项规范标准都必须与企业完全相符，否则就无法通过海关的认证。根据果子的经验，一份合格的AEO认证资料，至少应当不少于500页，如果比这还要少，那就真的不完整了。
案例二：图便宜误选辅导机构
天津的一家企业，原海关B类管理。为了更加有把握地通过海关AEO认证，就从网上联系了几家AEO认证辅导机构，在最终选择的时候选了一家报价仅为3万元的辅导机构。该辅导机构根据约定将统一模板的各项规范制度发给企业，要求企业自行修改完善了事，所以企业在相关人员在简单修改了一下就凭这些规范制度向海关申请AEO认证。因辅导机构提供的各项制度非常完整，所以海关顺理受理了认证申请，但是当实地下厂认证时却给企业“除了不可整改项之外全部整改”的通知。
因整改时间紧迫，根据企业的请求，南师君学商学院AEO认证辅导中心的专家团队迅速抵达企业进行了为期两天的实地评估。对原认证辅导机构提供的各项制度文件进行了大幅修改和调整，同时发现了该公司的若干关务操作不规范项目，及时进行了纠正。经过为期50天的全面整改后，现该公司已顺理通过海关认证。
经验启示：
选择AEO认证辅导机构不能图便宜。海关对企业的认证过程是严谨的，查看各项规范制度是否完整仅是第一步而已，海关更重要的工作是看这些规范制度是否与企业的实际情况相吻合。对于原辅导机构的操作，没有上门实地走访的程序就根本不可能制定出与企业相符的规范制度，这样海关只要实地开展认证就马上暴露无遗。而且，正因为没有辅导机构没能全面检查企业的程序，所以没有提前发现关务操作中的严重错误，如果得不到纠正让海关在认证过程中发现，恐怕就不仅仅是通不过认证的问题了。
案例三：盲目自信导致认证未通过
陕西的一家企业，原海关A类管理。企业的管理层认为海关AEO认证比较简单，且聘请第三方辅导机构费用较高，就安排企业关务人员自行开展认证工作。该关务人员具有八年的工作经验，但是对于规范制度和企业管理没有经验，虽然海关顺理受理了认证申请，但是在实地认证时碰了钉子。海关在首次实地认证时就开出了规范整改通知书，鉴于企业的不规范项目太多，所以给了企业长达90天的整改期。要知道，一般情况下海关仅会根据企业的不合格项目改进难度规定整改期，很少给足90天的。
在整改期内，企业认为只要海关出具了规范整改通知书，按照通知书的内容进行整改即可，遂继续安排本公司关务人员进行整改。后来，据公司管理层对果子透露，在长达85天的整改期内，该公司关务人员共计向海关提交了7次整改资料均因不符合要求被海关驳回，直至距最后整改期仅剩5天才联系到果子。面对这样“自信”的客户，我也无能为力。目前，该公司已被海关降级操作，并且1年内无法重新申请AEO一般认证。
康索特关务咨询为客户提供最优质的关务管理咨询服务，康索特关务专家们将充分利用专业知识为企业提供aeo认证、商品预归类、价格预审核、原产地预确定咨询等服务，为企业提高效率、降低成本、规避风险、提高竞争力打下良好的基础。
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